פגישת הכנה לקראת ישיבה חשובה. הצוות המכין את הישיבה דן בסוגיה מרכזית מה יוצג במפגש, מה יגידו, איך יתייחסו לנתונים. נכון וחשוב. אבל…יש שאלות שלא נשאלות. השאלות החשובות באמת…
הראשונה, אם אילו תובנות רוצים שמשתתפי הישיבה יצאו ממנה.
השנייה, החשובה יותר, מה נדרש מהמשתתפים לבצע כפועל יוצא מהישיבה. במילים אחרות. action items.

ישיבות הן עניין טריקי. כולם יושבים יחד, שומעים את אותם הדברים. ולכאורה כולם אמורים להבין ולפעול ברוח הדברים ששמעו וסוכמו בישיבה. 
זהו, מסתבר שזה לא באמת קורה. 
מה כן קורה?, לא כולם מבינים את הנושאים שנדונו באותו אופן, לא כולם מבינים או רוצים להבין ולפעול ברוח הנושאים שעלו בישיבה. לא פעם יוצאים מישיבה ושואלים רגע, אז מה בעצם סוכם? מה צריך לעשות עכשיו? שלא לדבר על כך שכל אחד מבין את הסיכום אחרת. אז מתחילות האינטרפרטציות, אי הביצוע או ביצוע לקוי כי ככה הבינו את מה שעלה בישיבה.

יש דרך למנוע או לצמצם את אי ההבנות.
צריך לשים לב ולהימנע מבלבול בין תהליך ותוצאה. תהליך משמעותו: “אני רוצה שיראו את הנתונים”, “אני רוצה שיתייחסו לנתונים”, “אני רוצה להציב מראה…” זה תהליך. הוא חשוב. אבל זהו רק אמצעי לא מטרה. צריך להתחיל מהסוף כלומר מה שמכתיב את התנהלות הישיבה היא השאלה הפשוטה: כמנהל, מה אתה רוצה שיקרה אחרי הישיבה. מה אתה מצפה שיבוצע. ברגע שמצליחים להגדיר את ה – action items הרבה יותר קל לתכנן את הישיבה. קוראים לזה חשיבה תוצאתית. משם צריך להתחיל. מהסוף. מהביצוע הנדרש אחרי הישיבה ומשם לתכנן לאחור את ניהול הישיבה.