נובמבר דצמבר הם חודשים לחוצים בארגונים.
אחרי החגים הגיע ואתו הצורך לסגור פערים בנושאים שהתעכבו בגלל החגים. בנוסף, מתחילה ההערכות לשנה הבאה. במילים אחרות. תוכנית עבודה לשנה הבאה.
בארגונים גדולים זוהי כבר רוטינה. ארגונים קטנים ובינוניים לא תמיד מורגלים בשיטת חשיבה זו ומתקשים, לא פעם, בגיבוש תוכנית עבודה הכוללת יעדים ברורים. התוצאה: התנהלות במקום ניהול. 
בפוסט זה אציג מספר עקרונות לגיבוש תוכנית עבודה. 

1. לפני גיבוש תוכנית עבודה לשנה הבאה יש צורך לסקור את ביצועי השנה החולפת. המתודולוגיה הפשוטה ביותר היא בחינת היעדים שהוצבו ובחינה האם הושגו במלואם, בחלקם או שלא הושגו כלל. מה הסיבות להצלחה או לאי ההצלחה.

2. ניתוח SWOT. הניתוח הבוחן את החוזקות, החולשות, ההזדמנויות והאיומים של העסק. חוזקות וחולשות מתייחס להיבטים בפנימיים והזדמנויות ואיומים מתייחס להיבטים חיצוניים. 
שתי נקודות שיש לקחת בחשבון. האחת, חשוב מאוד שתהליך זה יעשה בצמוד לנתונים כספיים. השנייה, הניתוח צריך להיות כן, גלוי לב, תוך שקיפות והתייחסות גם לנושאים המורכבים והמאתגרים ביותר. ניתן להשוות את תוצאות ה – SWOT לתוצאות בדיקות רפואיות. אם התוצאות שגויות גם הטיפול יהיה לוקה בחסר. ככל שהממצאים משקפים את המציאות, גם אם היא קשה, המענים שיינתנו יהיו נכונים מדויקים יותר.

3. לאחר שיש מיפוי מדויק, עד כמה שמאפשר ניתוח ה – SOWT, מגדירים את יעדי השנה הבאה. הדרך לעשות זאת היא באמצעות חשיבה תוצאתית (שם חלופי REVERSE ENGINEERING). כלומר, מגדירים היכן הארגון רוצה להיות בסוף 2015 בפרמטרים של מחזור, רווח, נתח שוק, מנועי צמיחה שיאפשרו לו להשיג את התוצאות שהוגדרו, תקציב וכד’. מכאן גוזרים לאחור את תוכניות העבודה שיאפשרו את השגת המטרות שהוצבו. לאחר קביעת תוכנית עבודה, נקבעים מדדי ביצוע (KPI) המאפשרים מעקב ובקרה אחת לפרק זמן כדי לדעת האם הארגון בכיוון הנכון או שהוא צריך לחשב מסלול מחדש. גיבוש תוכנית עבודה עורכת סדר גודל של כחודש עד חודשיים. לאחר אישורה בהנהלה היא הופכת למפה על פיה הארגון מנווט את דרכו בשנת העבודה הבאה.

הציטוט הנצחי מעליסה בארץ הפלאות מביע באופן הטוב ביותר את הצורך בתהליך מתודולוגי מסודר בגיבוש תוכנית עבודה.
“התואיל להגיד לי, בבקשה, באיזו דרך עלי ללכת מכאן?” שאלה אליס
“זה תלוי במידה רבה לאן את רוצה להגיע.” – אמר החתול
“לא אכפת לי כל כך לאן. – ” אמרה אליס
“אם כך, לא משנה באיזו דרך תלכי.” אמר החתול.

ארגונים ועסקים חייבים להגדיר מראש לאן הם רוצים להגיע כדי לדעת באיזו דרך ללכת.