מהמדיה החברתית עולה שחייהם של היועצים הארגונים נעים על פני רצף מדהים של הצלחות, הכל דבש ואם יהיה יותר טוב נשתגע. צילומי סלפי של המנחה עם החומרים לפני, ועם המשתתפים תוך כדי ובסיום. כולם מחייכים ומאושרים. חסרים רק צילומי שקיעה מרהיבה, כדי להעביר את המסר של איזה עולם מושלם של הצלחות יש ליועצים. (כן, כן גם אני העליתי).
כמי שנמצא לא מעט שנים בתחום הזה אני רוצה לאזן קצת את תמונת המצב. לא הכל דבש, לא כל סדנה היא הצלחה ויש לא מעט קשיים. הנה סיפור על כישלון. כזה שלימד אותי לקח ונשאר חרוט אצלי כציון דרך משמעותי. עברו לא מעט שנים, את התובנות מאז אני זוכר, גם היום.
בחברת ייעוץ קבלנו הזמנה מחברה בינלאומית מובילה, שעוברת שינוי, להטמיע קוד עסקי/ארגוני חדש. רצינו מאוד לבצע את הסדנה, היינו בטוחים שזה יאפשר לחברה שעבדתי בה, להיכנס לתחומים שלא פעלנו בהם. למיטב זיכרוני, התקיימו מספר פגישות הכנה. אחת עם מנהל תחום הפעילות בישראל השנייה עם הצוות הבכיר של היחידה ושניים שלושה ראיונות עם עובדים. וזהו, יאללה …סדנה.
תנאי הפתיחה של הסדנה בת שלושה ימים היו:
צוות הניהול ומנהלת משאבי אנוש שהתעקשו “למלא את האוטובוס”. סדנה אחת לכולם. מהדרג הניהולי הזוטר ועד למנהלים והיועצים הבכירים ביותר שהיו בעברם מנכ”לים ודירקטורים בחברות הגדולות במשק.
בחדר קטן וצפוף שיכול להכיל ביום טוב, אולי 10-12 איש, נדחסו קרוב ל – 25 משתתפים. כי זה מה יש ואין תקציב לחדר גדול בבית מלון שיכול להכיל את כל הקבוצה.
ו…שני מנחים שעשו הנחה מאוד גדולה ללקוח במוכנות לוותר על היבטים מקצועיים רק כדי להנחות את הסדנה. ולא לא באמת הבנו, כמנחים את מה שהיה צריך לעשות, למרות שהיינו מנוסים. לשנינו היה יחד קרוב ל – 40 שנות ניסיון בהנחיה וייעוץ. הרצון לבצע האפיל על כל ניהול הסיכונים המקצועי.
במהלך הסדנה המנכ”ל קבל טלפון שיש עסקה בחו”ל והוא חייב לטוס כדי לסגור אותה. טס. חלק מהסדנה התקיים בלעדיו.
כפי שכבר הבנתם מהכותרת, הסדנה הסתיימה בכישלון.
לקחים ותובנות.
1. יש תנאיי סף לתהליכי ייעוץ וסדנאות. ניתן להתגמש, במידה מסוימת. הרצון ללכת לקראת הלקוח ולזכות בפרויקט, בכל מחיר, עלול להתגלות כחרב פיפיות. חשוב לחדד ללקוח את משתני ההצלחה הקריטיים לקיום סדנה. ואם הלקוח לא מקבל אותם, רצוי לשקול האם להמשיך בפרויקט. כפי שללקוח יש תנאים ואילוצים, ליועצים צריכים להיות עקרונות וקווים אדומים למרחב העשייה המקצועי בעולמות ההנחיה והייעוץ.
2. יש טכניקות הנחייה, המאפשרות לדרגים שונים בארגון לקחת חלק, כשווים, במפגש. אם לא בוחרים בטכניקות אלה, רצוי מאוד לא לקיים סדנאות שבהן יושבים מנהלים בכירים והמדווחים להם באותה קבוצה. זה יותר בולם ממאפשר. “שיטת הבוא נמלא את האוטובוס כי ככה מנצלים טוב יותר את התקציב”, היא בעייתית. לצערי, גם כיום נהוג המנהג הנפסד הזה.
3. כישלון בהכנה – הכנה לכישלון. הכנה לקויה של המפגש תוביל כמעט בהכרח, לאי הצלחה. לא העמקנו עד הסוף בהבנות והמשמעויות של גוף עסקי גדול שקבל הנחייה מחו”ל, “להחליף את מערכת הפעלה ולעבור לתפיסה עסקית שונה”, הכרה חלקית עם התחום, התרבות הארגונית, הדרך שבה המשתתפים מתייחסים לפעילות ועוד, פגעו בהצלחת הפגש.
4. בהמשך לסעיף 3, שינוי “מערכת הפעלה” של חברה לא יכול להתחיל ולהסתיים בסדנה. מדובר בשינוי מורכב, שדורש פירוק והרכבה של כל המערכת. הניהול המנהלים, העובדים, שיטות העבודה, התפיסה מקצועית, יכולות, מיומנויות ועוד. את כל זה צריך לנתח ולהבין לפני הפעילות. היה צורך לקיים סדרת דיונים מקיפה עם ההנהלה כדי להבין ולגבש את המשמעויות וההשלכות של מערכת ההפעלה החדשה. זה לא נעשה. משתי סיבות, האחת החברה לא הייתה מוכנה ללכת למהלך, כי זה לא תוקצב ו”נעשה את זה בסדנה” והשנייה, הרצון של היועצים לבצע את הפרויקט. במילים אחרות, הלהט, לבצע את הסדנה. גם אם לא מבינים/יודעים, כי זו יכולה לשמש מקפצה להמשך, תוך התעלמות מכל סימני האזהרה, הייתה בעוכרינו.
5. מילות הקסם. מחויבות הנהלה. שתי מילים שחוזרות שוב ושוב בכל מהלך ייעוצי כתנאי הכרחי להובלת תהליכי שינוי. מנהל שנוסע באמצע סדנה לחו”ל כדי לסגור עסקה מחויב לעסקה ולא לסדנה. ולא משנה מה הוא מצהיר.
הלקחים מאז, הרלוונטיות, גם היום.
