לא מעט ארגונים מתחילים להיערך לתהליך הערכת העובדים השנתית המתקיים, לרוב, בסוף השנה או מיד עם תחילת שנת 2017.
בשנה שעברה כתבתי פוסט בנושא והבאתי לא מעט מקורות המציינים כי תהליך הערכת עובדים במתכונתו הנוכחית של טפסים ושיחות הערכה גורם, לא פעם יותר נזק מתועלת.
תקצר היריעה מלספר חוויות אישיות על תהליכי הערכת עובדים להם הייתי שותף כיועץ וכגורם ניהולי.
דוגמאות?, בבקשה: באחד המקומות סרבו לאפשר לעובדים לדעת על מה מעריכים אותם. “הם ישמעו הקריטריונים להערכה בשיחה, לא צריך להגיד להם קודם”, במקום אחר סרבו בתוקף להכניס את הסעיף שעוסק בהכשרות והדרכות עובדים כי מי יודע אילו הדרכות המנהלים ירצו ואם לא יהיה לנו כסף להוציא לפועל את כל ההדרכות, אז לא נרשום את סעיף ההדרכות הנדרשות לעובדים. במקרה אחר נדרש היה ללבוש את החליפה של האיומים כדי שמנהלים ימלאו את טופסי הערכה. ועוד ועוד מקרים כגון אלה שמעידים עד כמה תהליך הערכת עובדים, מורכב, מסובך לא אהוד ובסופו של יום לא באמת מביא תוצאות.
שתי סיבות נוספות שחשוב לי לציין מדוע תהליך הערכת עובדים במתכונתו הנוכחית לוקה בחסר:
סיבה ראשונה – מנהלים בעלי מוטת לשיטה רחבה לא באמת מסוגלים לנהל את העובדים שלהם כך שניתן יהיה למלא טופס מהימן ומשקף את התנהלות והתנהגות העובד לאורך השנה כולה.
סיבה שנייה – תהליך הערכת עובדים הוא טקס שבו הארגון מבהיר, מסביר ומחדד מי בעל הבית, מי בעל השליטה, מי מעריך את מי, מי נותן ציון למי. בעולם של העסקי של היום שבו פלטפורמות, שקיפות ומנהיגות חדשה הם כורח המציאות, מסר השליטה באמצעות תהליך הערכת עובדים יוצר רעשים. חלקם גלויים, חלקם סמויים שאינם תורמים לארגון, למנהליו ולעובדיו מאום. בטח לא ביחס להשקעה.
מה מוצע במקום?
יצירת ארגון דיאלוגי שבו מנהלים ועובדים משוחחים האחד עם השני אחת לפרק זמן. הצעתי היא לפנות לעובדים ולמנהלים ולהגיד להם שאתם רוצים ליצור מסגרת דיאלוגית שבה ניתן יהיה לדון על סוגיות שונות הקשורות לממשקי העבודה בין המנהלים לעובדים. אתם מבקשים מהמנהלים והעובדים שיבנו סדרה של נקודות שלדעתם צריכה לעלות בשיחה כזו. מתוך סדרת הנקודות שהועלתה מבקשים את המנהלים והעובדים לתעדף את 3-4 הנקודות המרכזיות שחייבות להופיע בכל שיחה ושאר הנקודות הן רשות. משך השיחה כחצי שעה לערך, על כוס קפה, בנינוחות ובלי לחץ. ניתן לסכם בכתב ואפשר גם שלא. מוצע כי שיחות כאלה תתקיימנה אחת לשלושה עד ארבעה חודשים עם כל עובד.
האחריות על ביצוע השיחות היא על המנהלים, תפקיד משאבי אנוש הוא לגבש את התהליך ואת הנקודות המרכזיות שיעלו בשיחות, להכשיר ולהדריך את המנהלים לקראת השיחות, לשמוע פידבקים ולשפר את התהליך משנה לשנה בהתאם לנושאים שיעלו.
היתרונות של תהליך כזה ברורים. ראשית הפחתת הלחץ הארגוני של המנהלים והעובדים, לקראת שיחות הערכה. שותפות מנהלים ועובדים בעיצוב תהליך המשוב, במקום שיחת יחסינו לאן אחת לשנה, יצירת תרבות של דיאלוג מתמשך, מערכת יחסים טובה יותר בין מנהלים ועובדים, יכולת ניהול טובה יותר של המנהל.
למי שחושש להחיל את התהליך על כל הארגון מוצע לעשות פיילוט על יחידה אחת בארגון, להפיק לקחים ובהתאם ללקחים להחליט כיצד הוא ממשיכים.
בהצלחה.