למנהלים אין זמן. רובם עסוק בריצה מתמדת אחרי המשימות שצריך לבצע ואף פעם לא מספיקים. הפתרון המקובל הוא ללכת לסדנא לניהול זמן, אולי משם תבוא הישועה. אז זהו שלא. הרבה מאוד מנהלים עברו סדנאות לניהול זמן, אם היו מיישמים את מה שנלמד בסדנאות מזמן היינו שוויץ.
לניהול זמן קיימת חשיבות בשני מישורים:
הראשון – זמן רב הולך “לאיבוד” בארגונים בגלל אי ניהול זמן נכון ע”י המנהלים. יש לכך השלכות כספיות אדירות. אם מכמתים את עלויות ביזבוז הזמן בארגונים מגיעים למספרים מפחידים. לדוגמא: עלויות שעות העבודה של מנהלים בהמתנה של רבע שעה עד שישיבת הנהלה מתחילה.
השניה – המסר העובר למנהלים ועובדים כאשר מנהלים בארגונים מנהלים זמן ומקפידים על עמידה בלו”ז מול ארגון בו המנהלים אינם מקפידים על לוחות זמנים לא בישיבות ולא במענה ללקוח. לאורך זמן התרבות הארגונית של מערכת כזו מטמיעה ערכים ודפוסי התנהגות שאינם תומכים במצוינות, ביצועים עסקיים ואיכות.  לאורך זמן ובלי שהארגון ירגיש בכך ייפגעו התוצאות העסקיות.

ניהול זמן חשוב. מאוד. אז מה לא עובד?  

כדי להבין את הסיבות והגורמים לקשיים ניהוליים בניהול זמן צריך להבין מספר נקודות מרכזיות בנוגע ליחס לזמן:
הנקודה הראשונה
הישראלי המצוי לא חווה יחס של כבוד לזמן בשום שלב של חייו. בבית הספר, הצלצול הוא בשביל המורה, שכמובן מאחר לשיעור ולא מסיים אתו בזמן, בצבא, הזמן הוא עונש וכמובן שהצבא עובד בלילה ולכן לא משנה מה עשית במהלך היום בלילה תמשיך לעבוד, בטיול שלאחר הצבא נוסעים למקומות אקזוטיים בהם הזמן הוא גמיש, באוניברסיטה יש רבע שעה אקדמית. וכו’. בשנות החיים המשמעותיות בהם מעוצבים ערכיו ותפיסותיו של הישראלי המצוי הוא לא חווה יחס של כבוד לזמן. אז מאיפה שידע לנהל זמן?

נקודה שנייה
באורח פלא מסתבר שיש גם יתרונות ניהוליים לאי ניהול זמן:
דוגמאות לא חסרות
איחור לישיבה כדי להשיג תשומת לב. מנהל מגיע באיחור לישיבה, כולם מסתכלים עליו, מתעניינים בשלומו, מנסים להבין מדוע איחר. יופי של תשומת לב שאלה המגיעים בזמן לא מקבלים אותו.
השגת שליטה, גם היא יתרון מאי ניהול זמן. לא מתחילים את הישיבה בלי דוד. דוד זוכה, באופן סמוי כמובן בהרבה מאוד כוח. לא מתחילים בלעדיו. לכולם ברור שדוד הוא אדם חשוב. לדוד לא כדאי לשנות ממנהגו והלגיע לישיבות בזמן, אחרת יהיה כמו כולם.
יש סיבות וגורמים נוספים בהם יש לנו “רווחים” מאי ניהול זמן. כגון: אף פעם אין זמן לעשות דברים שלא נוח לנו לעשות, מיתוס ההקרבה, “אתמול עבדתי עד 12 בלילה, בעצם ככה זה כל השבוע”, משדר למנהל הבכיר איזה מנהל/עובד חרוץ אתה. וזה כמובן רווח גדול, כי הדימוי שלך בעיני הממונים הוא חשוב מאין כמוהו כשיבואו לדבר על קידום או על העלאת משכורות.

הבעיה היא שהדרך בה אנחנו מנהלים את הזמן שלנו, עולה לנו לא מעט מחירים שאנו לא תמיד מודעים אליהם, כמו STRESS, ירידה בביצועים העסקיים וקשיים אחרים המשפיעים על איכות חיינו.

בפוסט הבא אתייחס למספר סיבות בגללן מנהלים לא מנהלים את הזמן נכון.