בפוסט קודם התייחסתי לקושי של מנהלים לנהל פגישות עבודה מסודרות עם העבודים שלהם. הפוסט הזה יוקדש למספר עצות פרקטיות איך לעשות את זה נכון.
לפני שנתחיל, היכרות קצרה עם המונח SETTING, כלומר זמן מקום ומשימה. מה צריך לעשות בזמן נתון, במקום נתון ובמשימה נתונה. אם משנים את אחד הפרמטרים האלה קשה לדעת האם מה שצריך להיעשות בוצע. תפקידכם כמנהלים לנסות ולשמור על ה – SETTING כמה שיותר. זה ישרת אתכם לאורך זמן.

10 דיברות, ב – 5 דקות קריאה. אני בטוח שתפיקו מהם תועלת.

1. זמן קבוע ביומן
באחריותכם כמנהלים לקבוע זמן קבוע ביומן, לפגישות העבודה. רצוי מאוד לא להזיז ולשנות את הפגישות. עצם שמירה על המסגרת זמן קבועה יוצרת בסופו של דבר התייחסות של כבוד הן של העובד והן של המנהל לפגישות.
2. מנעו הפרעות
סגרו טלפונים סלולאריים (אני יודע שלחלק מהאנשים זה כמו ניתוק ממכונת החמצן), סגרו את המסכים, אל תציצו כל שניה במייל שנכנס, אל תאפשרו למר/גברת אני רק שאלה להכנס ולהפריע באמצע.  אל תענו לטלפונים. לאלה מכם שיש מזכירה בקשו למנוע הפרעות. זה משדר מכובדות, מעביר מסר של איכות ומאפשר מיצוי מסגרת הזמן באופן מיטבי
3. הגדירו מה יהיה בפגישה ומה לא
בפגישה הראשונה ואולי גם בשנייה ובשלישית בהן מתעצב מתווה מפגש העבודה, הגדירו מה יהיה במפגש ומה לא. מה כן מוצע שיהיה במפגש? דיווחים, עדכונים שוטפים, שאלות בנושאים שונים, הצגת התלבטויות ביחס לתוכנית הפעולה. מה לא רצוי שיהיה במפגש?, דיונים בנושאים מערכתיים, אסטרטגיים וכאלה הדורשים חשיבה מרובת שעות ומשתתפים, לדוגמא: תהליך הערכת עובדים, תוכנית להשקת מוצר חדש. לנושאים כאלה קבעו מפגש נפרד והקדישו להם את מספר השעות הנדרש. הגדירו את הציפיות שלכם האחד מהשני, ועם מה הייתם רוצים לצאת מהפגישות כדי שתהיינה אפקטיביות
4. בואו מוכנים
מנהלים, בבקשה תבואו מוכנים לפגישה. תעברו על החומר ועל סיכומי הפגישות הקודמות. אם יש דברים שהיה באחריותכם לעשות בין פגישה לפגישה תעשו. אל תגיעו לפגישה עם פרצוף של אויש, שכחתי, או וואללה באמת, רק הרגע ראיתי את זה. זה משדר חוסר רצינות, זה מקרין זלזול בעובד (גם אם לא התכוונתם) וזה לא עושה טוב, לאורך זמן, למערכת היחסי העבודה שלכם.  כן, גם העובד צריך לבוא מוכן. ואם הוא לא בא מוכן דברו איתו על זה.
5. אל תפתיעו את העובד
פגישת עבודה היא לא חידון. לא חקירה ולא מצב בו העובד צריך לשלוט בכל הפרטים, כל הזמן. אם יש נושא שאתם רוצים לדבר עם העובד עליו והוא אינו מופיע ברשימת הנושאים, בקשו ממנו להכין נתונים ולארגן את הנושא לקראת הדיון שלכם. עובד מופתע מרגיש לא טוב עם הפתעות שהמנהל שלו מכין לו.
6. התחל ב – SMALL TALK
למרות הרצון להיות ענייני מההתחלה התחילו בשיחת 2-3 דקות מה נשמע, לכו להכין קפה יחד. זה עוזר להרגשה הטובה של המנהל והעובד
7. התחילו בסיכום הפגישה הקודמות
עברו על סיכום הפגישה הקודמת, בחנו מה היה צריך להיות מוכן לשיחה הזו. מה בוצע ומה לא, מה הסיבות לכך ואיך אתם כמנהלים יכולים לסייע. התחלה עם סיכום הפגישה הקודמת (שכמובן צריך להכין סיכום כזה ולהעבירו מיד בסיכום הפגישה לעובד), מקרין המשכיות, רצינות ועבודה אפקטיבית של המנהל, מה שמקרין בצורה ישירה ומידית גם על עבודת העובד. מכאן ברור מאליו שכל פגישה צריכה להיות מסוכמת בקצרה, עם הנושאים שנדונו וההחלטות שגובשו במפגש.
8. הפגישות כאמצעי חניכה, סיוע ועזרה
אחד מתפקידי המנהל הוא לחנוך את העובד ולסייע לו במקומות בהם מתקשה(אבל לא לעשות במקומו את העבודה). פגישות העבודה האישיות הן הזדמנות מצויינת להקניית ידע, ליבון נושאים מקצועיים, וזיהוי קשיים של העובד בהם המנהל יכול לסייע.
9. שימו לב לסוף
הדברים החשובים נאמרים בדרך החוצה ליד הדלת. כמנהלים, שימו לב לסדרי העדיפויות של מה העובדים שלכם בוחרים להעלות בתחילת הפגישה ומה בסוף, כשכמעט ולא נשאר זמן לדון בהם. אתם יכולים ללמוד מכך רבות.
10. סכמו את הפגישה ברוח אופטימית
גם אם הפגישה לא הייתה קלה סכמו אותה רוח חיובית עם מעט אופטימית גישה זו מקרינה אנרגיה ונותנת כוח, לשני הצדדים, להתחיל ולבצע את מה שהוחלט עליו.

יישום כללים אלה בפגישות עבודה אישיות בין מנהל ועובד יבטיחו איכות פגישה טובה יותר, מיצוב טוב יותר של המנהל בעיני העובד, ניהול זמן נכון יותר, שיפור תהליכי עבודה, השגת תוצאות ומטרות או בקיצור מנהלים וניהול טוב יותר.

בהצלחה