“רגע, זה מלשכת המנכ”ל הוא קורא לי, אני חייב לצאת לכמה דקות”
(יציאה שכמובן נמשכת הרבה יותר מכמה דקות)
“סליחה, זו אשתי”
“יש לך שתי דקות, אני יש לי רק שאלה, בטח תכנס, סליחה יוסי הוא יש לו רק שאלה”
“תגיד יוסי, אתה יודע איך לסדר משהו באאוטלוק?”
“רגע יוסי, מה דעתך על תמונה החדשה בפורטל שלנו, אחלה לא?, היו שתיים אני בחרתי בזו, מה אתה אומר, זה נהדר, נכון?”
“סליחה יוסי, אבל על המייל הזה אני חייב לענות, מחכים לזה בחטיבה, זה דחוף, רגע תראה את הניסוח הוא ניראה לך?”
“אופס נגמר הזמן, אז בשבוע הבא?, כן?”
“רגע, אבל לא סגרנו כמה נושאים חשובים”
“מצטער, נגמר הזמן, אתה יודע איך זה”
ככה נראו לא פעם פגישות עבודה שלי עם הממונה עלי. באמת.
כמובן שלא הכל קרה בפגישה אחת, אבל, היו לא מעט כאלה וחלק מהאירועים התרחשו בו זמנית.
נקבעו לי פגישות עבודה עם הממונה, אחת לשבוע לשעה. בשעה הזו צריך לדחוס ים של נושאים, של שאלות, החלטות, בירור נושאים שנויים במחלקות ועוד ועוד. לא ניתן להספיק את הכל בשעה. גם כשקובעים סדרי עדיפויות של מה חשוב ומה פחות חשוב.
אני מניח שהחוויה שאני מתאר כאן לא זרה למנהלים ועובדים שצריכים להפגש לפגישת עבודה עם הממונה שלהם. אי עמידה בלוחות זמנים, הפרעות, טלפונים תוך כדי, הגעה לפגישות לא מוכנים ועוד ועוד תקלות ובעיות שהופכים את אחד הכלים המשמעותיים ביותר בניהול, למשהו חסר ערך שאינו מכבד את הסיטואציה, את מי שמשתתף בה ואת הארגון. בסופו של דבר הנתנהגות זו מעצבת תרבות ארגונית של זילות בזמן, אי עמידה בלוחות זמנים וחוסר כבוד של מנהלים ועובדים לממונים שלהם.
פגישות עבודה, בין הממונה למי שהוא מנהל, הן כלי רב עוצמה המאפשר למנהל הממונה ולעובד לדון, להתלבט לחנוך, ללמוד, לקבל משוב, הכוונה ועזרה. זה המקום להעלות נושאים חשובים ומשמעותיים הזקוקים לליבון ובירור, המאפשרים לאחר מכן ביצוע, אפקטיבי יותר, המשיג תוצאות.
פגשתי מנהלים רבים שטענו שאין להם זמן לקיים פגישות עבודה עם העובדים שלהם כי הם תמיד עמוסים. באופן פראדוקסאלי ככל שמנהל לא קובע פגישות עבודה מסודרות עם העובדים העומס עליו גדל. ככל שהוא יקבע, ישריין ביומן ויקיים פגישות עבודה אפקטיביות עם העובדים שלו, תוך כיבוד הזמן שלו והזמן של העובד, הוא ימצא את עצמו מנהל את זמנו טוב יותר, עובדיו יעריכו אותו יותר, והוא כמנהל יהיה יותר אפקטיבי.
בקיצור הוא יהיה מנהל טוב יותר. נקודה.
יש סיבות רבות מדוע מנהלים לא מקיימים פגישות עבודה אפקטיביות עם עובדים. חלקם לא יודעים איך, חלקם חסרי סבלנות, חלקם רואים בפגישה כזו טרחה מיותרת, וחלקם פשוט לא מבינים את חשיבותה.
חלקם מקיימים פגישות עבודה אך אינן ממנפים נכון את כלי הניהול הזה העומד לרשותם, כיוון שאינם יודעים איך לנהל ולהתנהל נכון בפגישת עבודה.
בפוסט הבא אציע מספר כלים שמטרתם לסייע למנהלים לקיים פגישות עבודה אפקטיביות עם מי שהם מנהלים. אני יכול להבטיח לכם בבטחון מוחלט (בלי להכיר את ששת קוראי שאני מקווה שיש ביניהם גם מנהלים) שאם ינהגו עפ”י מה שמוצע כאן איכות ואפקטיביות הניהול שלהם תשתפר, תהייה עלייה בשביעות רצון העובדים וההספקים שלהם יגדלו.
פוסט מעניין מאד יוסי!
אשמח לשמוע עוד על אופטימיזציה של שיחות עבודה ועל שיטות מתקדמות לניהול שיחות אלה
דרור
תודה דרור
הפוסט הבא יעסוק באיך מנהלים פגישת עבודה אפקטיבית בין מנהל ועובד