זמן קריאה 3 דקות

הפוסט הזה יוקדש להצעת פתרונות לסוגיות שהועלו בשני הפוסטים הקודמים.

ברצוני לומר, מיד בתחילת הפוסט, כי התפיסה, האמונה או הרעיונות המועלים בספרים שונים שמנהל יכול לשלוט על זמנו באופן מוחלט אינו אפשרי. העולם הדינאמי, המהיר והמשתנה חדשות לבקרים, אינו מאפשר לאף אחד מאיתנו יכולת לנהל זמן באופן אופטימאלי. יחד עם זאת, מנהלים יכולים לעשות הרבה מאוד בכדי לנהל זמן באופן אפקטיבי.

מה מנהלים יכולים לעשות כדי לנהל את זמנם טוב יותר.

1. בוחן עצמי 
שאלו את עצמכם כמה שאלות פשוטות (התשובות אינן פשוטות כלל) – לשם מה ההנהלה החליטה להעסיק אותי. מהם ארבעת או חמשת התחומים המרכזיים שבגללם אני מנהל בארגון. מהן התוצאות המצופות ממני בתוקף תפקידי הניהולי, האם מה שאני עושה היום נותן מענה למה שנדרש ממני, האם אני מצליח להגיע לתוצאות המצופות ממני, במה אני צריך להתמקד יותר כדי לתת מענה לארבעת או חמשת התחומים שבגללם אני עובד ומנהל בארגון, מה עלי להפסיק לעשות. תשובות לשאלות אלה אמורות למקד אתכם, המנהלים, בנושאים בהם אתם אמורים לעסוק. ובכן ברגע שיש זיהוי נכון של הנושאים אלה, באופן טבעי יש גם זיהוי של הנושאים אותם אתם אמורים לא לעסוק. ניתן להסתייע גם בחתך הבא MUST, WANT, NICE TO HAVE. בסדרי העדיפויות שלכם כמנהלים המיקוד שלכם צריך להיות קודם כל ב – MUST, כלומר עיסוק בכל אותם התחומים שקשורים ישירות לאפקטיביות התפקיד שלכם (אפקטיביות=תוצאות בתפקיד). מה יאפשר להגיע לתוצאות.

2. האצלת סמכויות 

קל להגיד, קשה לעשות. ובכל זאת, כדי לקיים סעיף מספר 1 מנהל חייב להאציל סמכויות. מה מאצילים ואיך?. מה שמאצילים זו הסמכות לבצע. לא ניתן להאציל אחריות. האחריות היא על המנהל. נקודה. הסמכות לבצע היא על העובד. מנהלים נמנעים מהאצלת סמכויות כיוון שהם אלה שיהיו אחראים במידה והביצוע יהיה כושל. זו מלכודת ניהולית קלאסית. כיוון שהימנעות מהאצלת סמכויות תמנע מהמנהל לבצע את עבודת הניהול. האצלת סמכויות היא אחת היכולות הניהוליות המשמעותיות ביותר, פירושה שהעובד מבצע את מרבית או כל העבודה שהמנהל היה צריך לעשות. המנהל רק מתעדכן, מסייע ועושה הערכה ובקרה על עבודת העובד. האצלת סמכויות אין פירושה נטישה של המנהל את העבודה אלא שהביצוע שלה מתבצע ע”י מישהו אחר, כשמנהל נמצא בצמתי מפתח ואבני דרך מרכזיות בעבודה.
להאצלת סמכויות יש משמעויות רבות, החל מזיהוי עובדים שיכולים לבצע את העבודה כמו שצריך, חניכתם, הדרכתם והכשרתם. אלה הן היכולות הניהוליות הנדרשות להאצלת סמכויות. המעניין הוא שדרך תהליך של האצלת סמכויות המנהל לא רק מצמיח את העובד אלא גם צומח וגדל, מקצועית ואישית בעצמו.

3. קביעת גבולות

ברונו בטלהיים, פסיכולוג ילדים, מן המשפיעים בדורות האחרונים, כתב ספר שנקרא הורה מתקבל על הדעת. בטלהיים כתב שאין דבר כזה הורה מושלם, יש הורה מתקבל על הדעת. לא רק זאת, להורה אסור להיות מושלם כיוון שאז הוא אינו מכין את ילדו נכון לחיים. הורה צריך לקבוע גבולות ולפעמים לחסוך מילדו דבר מה כדי ללמד אותו על מחסור. אנלוגיה זו משמשת אותי בבואי לייעץ למנהלים. אין מנהלים מושלמים, יש מנהלים מתקבלים על הדעת. מנהל אינו יכול ולא רצוי שיהיה זמין כל הזמן, תמיד בכל שאלה ובכל נושא לעובד.

אחד הכלים העיקריים העומדים לרשות המנהל בקביעת גבולות הוא הפגישות עבודה האישיות. מנהלים שדואגים לקיום פגישות עבודה אישיות עם העובדים שלהם יצליחו לנהל זמן באופן טוב יותר מאשר מנהלים העובדים בשיטת הדלת הפתוחה. בפגישות העבודה האישיות למנהלים יש זמן איכות עם העובדים, יכולים לדון אתם בכל נושא, לחנוך אותם, לסייע להם, להתלבט אתם לדון אתם על כול נושא. בסיום הפגישה צריך לצאת עם ACTION ITEMS שידונו בפגישה הבאה. זהו אחד מתהליכי העבודה המרכזיים והמשמעותיים ביותר העומדים לרשות המנהל בבואו לנהל את זמנו ,לנהל את המשימות שלו ולנהל את עובדיו.

באחד הפוסטים הבאים אתייחס לאיך מקיימים ישיבת עבודה אפקטיבית בין מנהל ועובד.

עד כאן 3 פוסטים העוסקים בניהול זמן. ברור לי שההתייחסות היא רק על קצה המזלג, ויש עוד הרבה מאוד מה להגיד בנושא. אני מקווה שהפוסט עזר להאיר מספר נקודות מחשבה וכלים שיאפשרו למנהלים לפעול אחרת באחד הנושאים המשמעותיים ביותר בעבודתם הניהלית – השגת תוצאות עסקיות מיטביות בזמן העומד לרשותם.