בפוסט הקודם התייחסתי לסיבות כלליות לאי ניהול זמן. בפוסט זה אתמקד בשאלה מדוע מנהלים אינם מנהלים זמן כראוי. לדעתי, יש לכך מספר סיבות אציין שלוש מרכזיות:
סיבה ראשונה – חוסר יכולת או רצון להאציל סמכויות
מנהלים אינם רוצים או מוכנים להאציל סמכויות. בסופו של יום, הם אלה שייצטרכו לשלם את המחיר במקרה של כישלון או אי הצלחה הם מעוניינים להיות מעורבים ולשלוט בכל פרט, הם רוצים לדעת כל דבר. הם לא סומכים על הצוות, וגם אם כן, אז עדיין יש להם INPUT מאוד חשוב שאם לא יבוא לידי ביטוי הפרויקט לא יהיה אותו הדבר. למנהלים המעורבים בפרטים גדולים כקטנים אין מספיק זמן לנהל את הדברים החשובים באמת שלשמם הם ממלאים את התפקיד. התוצאה: הם מתוסכלים, הצוות מתוסכל והמנהלים של המנהלים גם הם אינם שבעי רצון כי העבודה הניהולית ועימה התוצאות הניהוליות אינן כמצופה.
סיבה שנייה – תוצאות ניהוליות
מנהלים המתמנים לתפקיד צריכים להגדיר, יחד עם הממונים עליהם, את תוצאות התפקיד, או בשפה אחרת תחומי האפקטיביות של התפקיד הניהולי. המנהל, צריך לגזור מהתוצאות את תחומי העבודה המרכזיים שלו. כיוון שלא מעט מנהלים מתקשים להגדיר תחומי התוצאה של תפקידם הם מוצאים עצמם עסוקים בכל דבר הקשור ליחידה עליה הם ממונים.
במקרים כאלה, אין למנהל זמן לעסוק בנושאים החשובים באמת תוך הבדלה בין עיקר וטפל. שוב המנהל עסוק מבוקר עד לילה אבל לתוצאות, שבגללן הוא בתפקיד, הוא מתקשה להגיע.
סיבה שלישית – אהבה רבותי, אהבה
מאסלו כבר אמר זאת בעבר. לכל אחד מאיתנו יש צורכי השתייכות, הערכה ואהבה.אנחנו רוצים להיות מקובלים, אהודים ואהובים. גם במקום העבודה. גם מנהלים. התוצאה למנהלים עלולה להיות הרת אסון. מנהל הרוצה להיות מקובל על עובדיו לא קובע גבולות, לא קובע פגישות אישיות אלא משדר מדיניות של דלת פתוחה. תמיד. המשפט שלא מעט מנהלים אומרים הוא: “אתה יכול לפנות אלי מתי שאתה רוצה” והעובדים מסיבותיהם הם, חלקן תמימות וחלקן פחות פונים גם פונים. המנהל נחשב לאהוד, אהוב ומקובל. יש כתובת, הוא תמיד עוזר, הוא תמיד נמצא שם בשביל העובדים שלו. איזה יופי. האומנם?
התוצאה ברוב המקרים היא, מנהל עסוק ועמוס עד מעל לראש, המוצא את עצמו עוסק בזוטות ובנושאים חשובים כאחד, תוך חוסר יכולת להפריד בין חשוב לפחות חשוב. בעיה קשה נוספת בגישה זו היא יצירת תלות של העובד במנהל. העובד לא צריך לחשוב באמת, יש לו כתובת שאליה הוא יכול לפנות תמיד. המנהל המסייע. כך נבנה לו מנגנון המשרת את האינטרסים של כל הצדדים רק לא את ההצורך הארגוני. עובד התלוי במנהל, מנהל שרוב היום עסוק בלסייע לעובדיו, עובדים שמפרגנים למנהל וחושבים שהוא 10. בקיצור, כולם מרוויחים והארגון מפסיד.
מהם הפתרונות לצאת מהלופים האלה המונעים ניהול זמן אפקטיבי על כך בפוסט הבא