בימים אלה אני מלווה שני מנהלים בכניסה לתפקיד חדש. הם לא יודעים זאת, אבל סיכויי ההצלחה שלהם לא גדולים. לפחות לא על פי שני מחקרים שפורסמו בשנת 2008. עפ”י המחקרים עולה ש – 40% מהמנהלים החדשים בארגון אינם ממלאים את תפקידם כפי שמצופה מהם ע”י הממונים, 46% מהמנהלים החדשים בארגון עוזבים את תפקידם בתוך 18 חודש מיום קבלתם לעבודה. דרך אגב, אחד משני המנהלים מחליף מנהל שנמצא בתפקיד כשנתיים.
יש מספר סיבות לממצאים אלה. לא אתעכב עליהם כאן. אני רוצה להתייחס לאחד הפתרונות שיכולים לסייע לשפר את הסטטיסטיקה העגומה הזו  ולהגדיל את סיכויי המנהל להצליח בתפקיד אליו התקבל.

תאום ציפיות בין המנהל הממונה ומנהל הנכנס לתפקיד חדש.
איך עושים זאת?

לפני הכל חשוב להבין, האחריות על תאום הציפיות היא על המנהל הממונה. לא על המנהל הנכנס לתפקיד.

המנהל הממונה צריך להגדיר לעצמו את הציפיות מהמנהל הנכנס לתפקיד (למרות שלכאורה הכל ברור, מסתבר שזה לא מדויק),  איך הוא רואה את ממשקי העבודה ביניהם, מהם הערכים המרכזיים שלו כמנהל, מה חשוב לו ומה פחות, מהם תחומי התוצאה בהם חשוב שהמנהל הנכנס לתפקיד יעסוק ולאילו תוצאות הוא מצפה ממנו. הגדרת התוצאות צריכה להיות במונחים כמותיים (אם ניתן) ולא במונחי תהליך. לדוגמא: לשפר את הרכש – תהליך, צמצום ב –  %X  את פרק הזמן החולף מהזמנת המוצר ועד להגעתו למדף החנות היא הגדרה של תוצאה. הגדרת תוצאה כזו ממקדת את המנהל החדש בתפקיד, מגדירה למה מצופה ממנו וכעת הוא צריך להציג תוכנית עבודה כיצד להוציא זאת לפועל.
נקודה חשובה נוספת היא הצגת נקודות החולשה של המנהל הממונה. אם לדוגמא המנהל הממונה ממוקד יותר בפיתוח עסקי אבל פחות מעורה בפרטים חשוב שנקודה זו תוצג למנהל הנכנס לתפקיד כיוון שאז ברור יותר היכן הוא צריך להשלים את המנהל הממונה.
חשוב והכרחי שהמנהל הממונה יציג בפגישת תאום הציפיות גם את ערכיו הניהוליים, מה חשוב לו כמנהל, מה מעריך, איזו התנהגות ודפוסי פעולה לא יקבל מהמנהלים העובדים תחתיו. כיצד כמנהל ממונה היה רוצה לראות את דפוס העבודה של המנהל הנכנס לתפקיד עם עמיתיו, עובדיו ולקוחותיו.

כמובן, שהמנהל הנכנס לתפקיד צריך, גם הוא, להכין עצמו פגישה כזו, להציג את הנקודות והדגשים החשובים לו, היכן ואיזו עזרה מצפה מהמנהל הממונה וכיצד הוא רואה את ממשקי העבודה שלו עם המנהל הממונה עם עמיתים ועם העובדים תחת ניהולו.

תהליך זה מגדיל את סיכויי ההצלחה, של המנהל הנכנס לתפקיד כיוון שהוא ממקד, מכוון, מסייע, לדפוס של התנהלות נכונה יותר כבר מההתחלה. והרי כבר נאמר שאין הזדמנות שניה לעשות רושם ראשון.

אין זה אומר שלא יהיו טעויות, קשיים ובעיות. ככה זה בתפקיד חדש. זה קורה תמיד. אבל תאום ציפיות שנעשה נכון יכול להפחית ולצמצם את הטעויות וליצור מערכת יחסי עבודה טובה יותר בין המנהל הממונה למי שנכנס לתפקיד החדש.