כשמנהל מתמנה לתפקיד חדש יש ריטואל קבוע. הריטאול אומר פגישה עם המנהל הממונה לתאום ציפיות והבהרת נקודות מרכזיות המצופות מהמנהל הנכנס. הן המנהל הממונה והן המנהל החדש בתפקיד נמצאים בשלב הירח דבש. המון רצון טוב, חיוכים, תמיכה, סיוע ועזרה. ואז זה קורה. פתאום יש פיקפוקים, אי שביעות רצון, משהו לא עובד בדיוק כמו שציפינו. האם גוייס המנהל המתאים לתפקיד?, האם התקבלה ההחלטה הנכונה?, אולי היה צריך לבחור מישהו אחר?.
מה קורה כאן?
בכניסה של מנהל לתפקיד חדש ישנם שלושה שלבים מרכזיים:
שלב ראשון – ירח דבש
מתרחש מיד עם הכניסה לתפקיד ונמשך מספר ימים עד מספר שבועות. בשלב זה יש המון רצון טוב משני הצדדים לעזור, לסייע לתמוך. בהיבט הסמוי מתרחשים מספר תהליכים במקביל. הראשון הרצון באמת לעזור, לתמוך ולסייע, השני המנהל החדש לומד את התפקיד מעובדים מהממונה מעמיתים. לא פעם הוא מגלה כי יש פער בין מה שהוצג לו ובין המציאות הארגונית אליה הגיע. התהליך השלישי והוא אחד החשובים בעצם עוסק בבחינה של המנהל הממונה האם עשה את ההחלטה הנכונה. האם האדם שנבחר לתפקיד אכן מתאים לתפקיד. (יש הבדל בין קבלה פורמלית לארגון – התחלת העבודה הניהולית, ובין קבלה אמיתית לארגון – בה המנהל החדש הופך לחלק אינטגרלי מהארגון). חשוב להבין את ההיבט הסמוי כיוון שהוא משפיע על הצלחת שני הצדדים להתמודד עם האתגרים הצפויים.
שלב שני – הלך הדבש נשאר העוקץ
בשלב זה, כחודשיים לערך לאחר תחילת העבודה, מגלים שני הצדדים את הפערים בין ההבטחה למציאות. המנהל הנכנס לתפקיד מתחיל להכיר את הארגון, ולזהות את הפערים בין מה שנאמר בשיחות הקבלה ובין המציאות הארגונית שלרוב אינה תואמת את מה שהוצג לו. המנהל הממונה מתחיל לזהות קשיים, חולשות והתנהגות שלא תמיד מוצאת חן בעיניו מצד המנהל הנכנס לתפקיד. גם אם שני הצדדים היו ערים למצב בו יום אחד יגלו את הפערים, עדיין יום זה מעורר אכזבה ומעלה תהיות האם הבחירות שנעשו היו נכונות. איך הדבר בא לידי ביטוי במציאות הארגונית?, למנהל הממונה יש פחות סבלנות למנהל הנכנס, מתחילות להשמע הערות והתייחסויות לתפקודו, המנהל הנכנס לתפקיד גם הוא לא פעם אינו טומן את ידו בצלחת ומבצע פעולות שאינן לרוחו של המנהל הממונה.
איך מטפלים במצב שנוצר?
ראשית חשוב להבין שזהו תהליך נורמאלי לחלוטין. והוא קיים בכל מערכת בה שני בני אדם זרים לחלוטין מתחילים לעבוד יחד תוך אינטראקציה ביניהם. היה מפתיע אם זה לא היה כך. מה עושים עכשיו?
יש צורך לקיים שיחת תאום ציפיות נוספת. עכשיו אחרי שמכירים ויודעים יותר האחד על השני חשוב שהמנהל הממונה ייזום שיחה עם המנהל החדש ובה ייבחנו יחד עם תקופת העבודה הראשונה. מה עובד יותר מה עובד פחות, מה לא עובד כלל, איך מצופה ורצוי מכל צד לנהוג, לפעול לתפקד, לתת מענה. ממה שבעי רצון וממה לא. השיחה אינה אמורה לעסוק בנושאים שוטפים, אלא הנושאים השוטפים אמורים לשרת את האינטרס של דפוסי ההתנהגות והציפיות הרצויות.
מנהלים שישכילו לעשות שיחה זו יצאו נשכרים ויעברו לשלב השלישי. מנהלים שימנעו משיחה זו יוצרים בעצם מצב של משבר מתמשך המשפיע לרעה על כל הגורמים המעורבים ופוגע בהצלחתם הניהולית והמקצועית.
השלב השלישי – לקום מחר בבוקר ולהתחיל מבראשית
אם צולחים את השלב השני בהצלחה, עכשיו מתחילה העבודה האמיתית. כמו בזוגיות טובה, כל צד יודע מה מפריע לצד השני, מה חשוב לו, על מה לשים דגש, היכן ללחוץ והיכן להרפות. נוצרים יחסי אימון, פתיחות ועובדה טובה. עכשיו המנהל החדש כבר לא חדש הוא התקבל לארגון ולעבודה.
ואיפה משאבי אנוש בתמונה?
תפקיד משאבי אנוש הוא להבין, להכיר ולזהות את התהליך שתואר בפוסט זה ולתת כלים הן למנהל החדש בתפקיד והן למנהל הממונה איך לזהות את המצב בו הם נמצאים ולהציע כיוונים, אפשרויות ודרכי פעולות משותפות שיאפשרו לשני המנהלים לתפקד באופן אפקטיבי.
הי יוסי,
כמה שאתה צודק !
זה בדיוק כמו בנישואין: קודם לא חושבים שצריך לדבר זה עם זה כי עסוקים בתקשורת מסוג אחר, אבל אחרי תקופה מתברר שאם לא נעבוד על תקשורת גלויה וכנה – לא יהיו נישואים.
המוטו שלי לנישואים מאושרים כבר יותר משני עשורים:
תחזוקה תחזוקה תחזוקה !
כמה בנלי ככה עובד בכל מערכות היחסים.
קבל סמיילי 😆
מיכל תודה.
לצערי לא כל המנהלים מיישמים את זה בעבודה. לגבי הבית אני לא בטוח אבל נראה לי ש…
🙂
יוסי