את הרעיון לשם הפוסט קבלתי ממאמר שפורסם ב – HBR האחרון שעסק בצורך להשתנות. את המאמר פרסמו Freek Vermeulen , Phanish Puranam , and Ranjay Gulati המאמר נקרא Change for Change’s Sake וניתן למצוא אותו כאן. הרעיון הוא פשוט, כמו שבגוף האדם נוצר כולסטרול “רע” הסותם את העורקים ויכול לגרום להתקף לב, כך גם בארגון נוצר כולסטרול “רע” שסותם את הצנרת הארגונית ומונע מעבר של הנחיות, ביצוע תהליכים, ניהול אפקטיבי ותוצאות.
כיצד נוצר הכולסטרול “הרע” בארגונים?
בצורה מאוד פשוטה. מעצם הקמת הארגון והוספת פונקציות ותפקידים שבני אדם ממלאים, מתחילים להיווצר, “פקקים וצווארי בקבוק” בתקשורת הארגונית. מנהלים מטפחים לעצמם נחלות פרטיות המונעות מאחרים לבצע את עבודתם, אי האצלת סמכויות או התנערות מאחריות, הנחיות לא ברורות, מנהלים לא מנוסים או מנהלים עם גישה ניהולית לקויה ועוד ועוד. כל אלה מעמיסים על המערכת הארגונית ומייצרים כולסטרול ארגוני “רע”. הרבה כולסטרול “רע”.
כמו אצל כל אדם, בהתחלה לא ממש מרגישים את בעיית הכולסטרול (אם כמובן לא עושים בדיקות). האדם/הארגון מתפקידים מצוין, מרגישים טוב, הכול נפלא. אבל בעורקים מתחיל להיערם הכולסטרול “הרע”. המידע נתקע פה ושם, אי הבנות גורמות לטעויות, מידי פעם מפסידים מכרז, מרוויחים פחות. זה קורה לאט ועדיין לא מרגישים זאת.
עד שיום אחד, או שהולכים לבדיקות ואז מסתבר שערכי הכולסטרול בשמים או שמרגישים לא טוב, יש לחץ בחזה, קשה לנשום… והופ לצנתור. בארגון ניתן לראות סממנים של עזיבת עובדים טובים, מידע שלא עובר, מנהלים לא ראויים מתמנים לתפקידי ניהול, קושי בשיתופי פעולה, מנהלים אינם ממקסמים את יכולות הארגון אלא את היכולות של היחידה שלהם גם על חשבון המערכת כולה( תת אופטימיזציה במקום אופטימיזציה ארגונית), הזריזות אבדה. אין חדשנות, הביורוקרטיה מקשה על היכולת לקדם נושאים במהירות לדוגמא: כל פעולה ארגונית דורשת מספר חתימות לאישור תקציבי. כל אלא אינן בעיות אלא סימפטומים לארגון הלוקה בכולסטרול ארגוני “רע”. מתחילים ההפסדים, המתחרים מכים את הארגון שוק על ירך, תחלופת מנכ”לים ומנהלים בכירים לא עוזרת. בקיצור העורקים הארגוניים סתומים בכולסטרול “רע”.
אז איך מטפלים בכולסטרול ארגוני ויותר חשוב מזה, איך מונעים אותו?
בדומה לבני אדם צריך להיות מודעים לתהליכים גופניים, למשמעויות ולמחירים שמשלמים אם לא שומרים עליהם. מתחילים להתאמן, לאכול נכון, לשמור על אורח חיים בריא, במידת הצורך לוקחים תרופות ואיזון רמת הכולסטרול ומבצעים בדיקות תקופתיות.
ובארגון? מארגנים את הארגון.
מזהים את הבעיות המרכזיות ומתחילים לטפל בהן. במידת הצורך ועם כל הצער נפרדים מאנשים, משנים תפקידים, משפרים ומקצרים תהליכים, מגבשים תוכניות עבודה משותפות עם יחידות אחרות, מאצילים יותר סמכויות לאנשי השטח, פוגשים לקוחות כדי לשמוע מה הם חושבים על הארגון ואיך ניתן לשפר אותו. חדשנות היא לא מילה שמשתמשים בה מהשפה אל החוץ אלא ערך שמוטמע בארגון והופך להיות משמעותי ומרכזי בפעילות העסקית עם דרישה לתוצאות מוכחות. במילים אחרות: עושים שינויים. לא מחכים שהכולסטרול יצטבר, משנים עוד לפני שהוא הופך להיות גורם מעיק ומעכב בארגון.
לששת קוראי הנאמנים, מה מצב הכולסטרול הארגוני שלכם? מתי עשיתם בדיקת כולסטרול ארגוני לאחרונה?
יוסי שלום,
אהבתי את ההקבלה. אני חושב שאפשר לקחת אותה צעד אחד קדימה בהקשר להרגלים.
כדי לטפל בכלוסטורול לא מספיק לעשות טיפול חד פעמי, אלא יש לפתח הרגלים בריאים יותר מכל הבחינות. צריך לוודא מה מכניסים לגוף (או איזה אנשים בוחרים לארגון), פעילות גופנית (תהליכי הכשרה חוזרים ותרבות ארגונית) והמשך חשיבה ולמידה לוודא שאנחנו מבינים את ההשפעה של גורמים חדשים (מה שנקרא באנגלית Reflexivity, וכמובן הכשרות).
מה שאני מצאתי לאורך השנים זה שהכלים הכי קשים לביצוע הם הכלים הרכים (יחסי אנוש, שיחות, עבודת צוות). בנושאים אלו צריך תרגול קבוע וחזרה על עקרונות. זה ששלחתי מישהו ללמוד איך נותנים משוב, לא אומר שהוא לא צריך ללמוד שוב ושוב את העקרונות פעם בתקופה ולראות איך הניסיון האחרון שלו מתרגם לתיאוריה.
תודה על הרשומה…
אלעד
יוסי יקירי,
אכן מטאפורה חביבה, אלא שמטאפורות ייעוציות אמורות לא רק לאפשר תיאור של המצב, כי אם גם טיפול אפקטיבי בו. ופה יש בעיה…
מנסיוני האישי, הטיפול ברמת הכולסטרול בגוף מתחיל לאחר שהרופא מודיע לך יום אחד: “תשמע יקירי, רמת הכולסטרול שלך היא _____ (ככל שהמספר גבוה מ-200 כך גדלה הדרמה), ואם לא תעשה משהו בנדון אזי…”
כלומר – יש ערך מספרי ברור ומדויק (בשפה האהובה עלינו – KPI), שמתמצת את המצב ושסביבו מתנהל הטיפול.
אתה מסיים בשאלות “מה מצב הכולסטרול הארגוני שלכם? מתי עשיתם בדיקת כולסטרול ארגוני לאחרונה?”.
כיועצים, אנחנו יודעים להגיד ללקוחות דברים כמו “הממשקים בין היחידות קצת חורקים… יש בזבוז משאבים בתהליך… התקשורת הפנימית לקויה” ואמירות דומות שמשקפות את ראייתנו המקצועית את הארגון.
כמה זה מ-ס-ו-כ-ן עבור הארגון? שאלה של אינטרפטציה ייעוצית וניהולית.
מה עושים עם זה? כמה זה עולה? אינספור “דיאטות” אפשריות.
האם, במקביל לרמת הכולסטרול בגוף, יש לנו כלי מוסכם לבדיקה והצגה של מצב הארגון – באמצעות נתון כמותי אחד (או אפילו שילוב של מספר נתונים כמותיים מוסכמים, בדומה לשימוש ב- BMI) ?
זו, לטעמי, הבעייה המרכזית. כדאי לשים לב שבעוד שבתחומים העסקיים-פיננסיים יש למנהלים וליועציהם מדדים כמותיים ברורים ומוסכמים, לרבות “מדדי על” (כמו מאזן, רווחיות וכדומה)האמורים לשקף את רמת בריאותו הכוללת של הארגון, הרי שבתחומים “הארגוניים” מדדים אלה חסרים.
אז איך מבצעים “בדיקת כולסטרול ארגוני”?
הנה יש לך סטארט-אפ.
עידן
אני מסכים שיש צורך לדבר במונחים מוחלטים ו – KPI. צריך למדוד את זה.
לצערי, נושא הסטרטאפ פחות רלבנטי. 🙂 אני מכיר לפחות שני גורמים, אחד מהם גם פנה אלי, עם תוכנות שבודקות את נושא יישום האסטרטגיה בארגון ועל הדרך לזהות בעיות של כולסטרול ארגוני באופן מדיד ולא מטאפורי.
לגבי השימוש ב – KPI נראה לי נכון קודם להתחיל למדוד ויש ארגונים שעושים זאת.
ברגע שמזהים עזיבת עובדים ביחידה מסוימת, תקלות בייצור, הפסד בפרויקטים, עלויות גבוהות ברכש, עובדים שאינם מכירים הנחיות והוראות ופרמטרים מדידים נוספים ניתן להצביע שלארגון יש בעיה של כולסטרול שדורש טיפול.
מה שאומר להתחיל לשנות. הורדת כולסטרול הוא תהליך ארוך שמחייב שינוי בהרגלי חיים. ארגון שחי מרבעון לרבעון ומנהל מחזיק מעמד שנתיים שלוש ומעוניין לגזור קופון גדול, לא יהיה לו איכפת כי אחריו המבול.
כמו האדם, שצריך להיות מודע ומוכן לשנות, כך גם הארגון צריך לסגל לעצמו אורח חיים בריא. בדיקות וסקרים מתמידים, שינוי בעלי תפקידים, ביצוע התאמות של המבנה הארגוני ועוד ועוד. והכל מדיד ומכומת.
בתקווה שיותר ארגונים ישכילו למדוד את הכולסטרול (ויש מדדים) וגם יעשו עם זה משהו
יוסי
יוסי
הכל טוב ויפה ונכון וחשוב ומועיל, אבל…
לפחות לטעמי, כל עוד לא ימצא נתון אחד מוסכם, ברור וקריסטלי בתחום ההתנהגותי / התנהלותי אותו ניתן להציג לארגון (בדומה למאזן / דוח רווח והפסד בתחום הפיננסי, או לרמת הכולסטרול בגוף האנושי) – הכל ישאר ברמת הפרשנות הסובייקטיביות של היועץ ומנהלי הארגון הנועץ, והפעולה (או חוסר הפעולה) תיוותר בהתאם.
הנה, למרות הכל, יש לך כיוון לסטארט-אפ.
עידן.
שמח על הדיון שמעורר נקודות למחשבה. גם דו”ח רווח והפסד אינו המדד היחיד על פיו בוחנים או מודדים ארגון, יש תזרים מזומנים, הזמנות עתידיות, פיתוחים עתידיים וכד’. יש לא מעט מדדים ברורים, חדים, וממוקדים בתחום ההתנהגותי המצביעים על כולסטרול ארגוני. ציינתי חלק מהם בפוסט ותגובה הקודמת. לטעמי כולסטרול גבוה אצל אדם או לחילופין בארגון אינו הבעיה אלא מעיד על בעיה גנטית או אורך חיים לא נכון אצל האדם, תפקוד לקוי של מערכות ארגוניות בארגונים. עכשיו צריך להתחיל לזהות את הסיבות והגורמים ולהתחיל לגבש ולהטמיע פתרונות. מדד ברור, חד, קריסטלי לא קיים, בטח לא במערכות ארגוניות. יחד עם זאת, מנהלים (ויועצים) שישכילו לגבש את רשימת הכולסטרול הארגוני, או יזהו אותה ויצביעו על העלויות הארגוניות שלה (וכאן אני מסכים אתך, פחות מטאפורות יותר מספרים), יסייעו לארגונים שלהם להצליח. מדד אחד אין. כמו שאין מפתח אחד לאושר, לעושר ולכושר.
יוסי
בעקבות הדיאלוג עם עידן
אתר המחייב רישום קצר שעוזר למפות איי כולסטרול ארגוני. לא הכל באותה רמה אבל נותן כיוון.
http://kpilibrary.com/
יוסי